28% kieső fókuszidő, 30% teljesítményromlás – ideje újragondolni az irodát

A munkahelyi kutatások szerint a rosszul kialakított iroda akár 28% fókuszidőt is elvihet, zajos környezetben pedig a memória alapú feladatok teljesítménye 30%-kal is visszaeshet. Ezzel szemben a tudatosan szervezett munkatér mérhető üzleti előnyt jelent: a jobb levegőminőség 8–11%-os, a megfelelő világítás 15%-os, az általános komfort pedig akár 25%-os javulást is hozhat a produktivitás terén. A DVM workplace csapata szerint a jövő irodája zónázott, a különböző munkamódokhoz igazított rendszerben működik.

Nemzetközi kutatások alapján az irodai környezet kialakítása gazdasági szempontból is jól mérhető tényező. Egy 100 fős szervezet esetében a tudatos irodafejlesztés akár 11 hónap alatt megtérülhet, miközben a jobb levegőminőség 8–11%-kal, a megfelelő világítás 15%-kal, az általános komfortérzet pedig akár 25%-kal is növelheti a produktivitást. A nem megfelelően kialakított iroda kockázatai ugyanilyen egyértelműek: a zavaró tényezők miatt a fókuszidő akár 28%-a elveszhet, beszédzaj mellett a memória alapú feladatok teljesítménye 30%-kal is visszaeshet. Mindez különösen fontos annak fényében, hogy a nemzetközi adatok szerint az irodai tevékenységek 89%-a egyéni koncentrációt igényel.

A tapasztalatok szerint sok irodában azért nem hatékony a munkavégzés, mert a kialakításuk egyféle logikát próbál ráerőltetni az összes csapatra. Ezzel szemben a különböző területek eltérő ritmusban, eltérő eszközigénnyel és eltérő koncentrációs szinteken dolgoznak. Egy egységes, tagolatlan open office ezt ritkán tudja jól kiszolgálni. A DVM workplace szemlélete ezért zónázott hot desk rendszerben gondolkodik. Ennek lényege, hogy a tér rugalmasan használható, ugyanakkor világosan kijelölt munkazónákra épül, és az egyes csapatok tényleges működéséhez igazodik. A fókuszmunka, a telefonálás, az együttműködés, a dokumentumkezelés és a közösségi jelenlét mind eltérő térhasználatot igényelnek.

„A workplace stratégia számomra mindig azzal kezdődik, hogy pontosan feltárjuk, hogyan dolgoznak az emberek a mindennapokban, milyen ritmusban működnek a csapatok, hol van szükség csendre, hol intenzív együttműködésre, és milyen szokások alakítják a térhasználatot. Egy jól működő iroda abból a felismerésből születik meg, hogy az eltérő munkamódok eltérő környezetet igényelnek, és a térnek ezt világosan, következetesen kell támogatnia.” – Horváth Réka, workplace stratéga és service designer

A Nilfisk irodája jól mutatja ezt a szemléletet. A projekt során gyorsan láthatóvá vált, hogy a pénzügyi osztály és a sales csapat teljesen eltérő igényekkel dolgozik. Az értékesítők sok telefonhívást bonyolítanak, ezért számukra a hangszigetelt fülkék és az aktívabb, kommunikációt támogató zónák váltak kulcselemmé. A pénzügyi csapat eközben nagy mennyiségű dokumentummal dolgozik, ezért náluk a tárolók közelsége, az átlátható elrendezés és a nyugodtabb munkakörnyezet volt meghatározó. A térszervezés így nem általános esztétikai elvek mentén alakult, hanem a konkrét munkafolyamatokból épült fel.

A workplace kutatások és a projektalapú tapasztalatok ugyanabba az irányba mutatnak: az iroda akkor támogatja a szervezetet, ha strukturált, differenciált és használati logikájában pontos. A cél a helytakarékosságon vagy a látványos enteriőrön túl egy olyan környezet létrehozása, amely javítja a fókuszt, csökkenti a zavaró hatásokat, és jobban illeszkedik a csapatok valós működéséhez. A tér tehát üzleti tényező: ha jól működik, mérhetően javítja a teljesítményt; ha rosszul működik, nap mint nap veszteséget termel.

Források

Michal Matloň: The organizational guide to space (2025) · Alker, J. (2014). Health, Wellbeing & Productivity in Offices, World Green Building Council · Lighting Design Lab – Lighting and Productivity · Nieuwenhuis et al. (2014). Journal of Experimental Psychology: Applied · Boman, Enmarker & Hygge (2005). Noise & Health · Spira & Feintuch (2005). The cost of not paying attention